Как упорядочить договорную работу в организации

Хочу высказать некоторые мои мысли по поводу упорядочивания договорной работы в организациях  (любой формы собственности).

Сначала небольшое вступление.

Договором именуется соглашение нескольких сторон об установлении, прекращении или перемене прав и обязанностей. Договор содержит налоговые риски, и любой недочёт при его заключении становится основанием для налогового спора и даже — возбуждения уголовного дела, что снижает репутацию одной из сторон (контрагента) и негативно влияет на деятельность организации.

Согласно ст.1 Гражданского кодекса РФ, основа договора — это принцип свободы с равноправием его участников.

Далее я попробую немного формализовать понятия договора и договорную работу, разбив процесс на пункты.

Примерная структура договора

При составлении договора должны быть указаны:

1. Реквизиты документа (наименование, дата и место его заключения).
2. Объект договора — это имущество, по поводу которого составляется договор.
3. Предмет договора (устанавливается из ст.1 разделов Гражданского кодекса).
4. Срок, в течение которого документ действителен.
5. Права и обязанности сторон.
6. Ответственность сторон.
7. Порядок проведения расчётов.
8. Арбитражная оговорка (пути разрешения споров) с выбором одного из вариантов:

• претензионный порядок досудебного рассмотрения споров;
• определение территориальной подсудности по месту нахождения истца или ответчика;
• согласование названия и местонахождения постоянного третейского суда или порядка его создания для решения спора.

9. Заключительные положения — все условия договора, которые не вошли в его другие разделы.
10. Юридические адреса сторон.
11. Банковские реквизиты.
12. Подписи сторон.

Регулирование процесса договорной работы формируется на локальных нормативных актах организаций, что требует взаимных компромиссов.

Этапы договорной работы

Стороны, заключающие договор, проводят следующую работу:

1. Подготовка (согласование всех условий с обеими сторонами и заключение предварительной договорённости).
2. Заключение договора с оформлением документа.
3. Исполнение договора (контроль за выполнением пунктов документа, учёт, оплата).

Этап подготовки

Договорный регламент — внутренний документ, разработанный с целью минимизации налоговых, правовых, экономических и прочих рисков. В организации должны быть внесены на внутренний сервер разработанные типовые формы договоров по основным видам деятельности.  На их основе инициатор создания договора формирует технические задания.

Для разработки документов обычно привлекаются юристы, приводящие пункты договора в соответствие с трудовым законодательством.

Проверку приложений, возражений и предложений второй стороны, протоколов разногласий и другой документации проводят отделы, которые выполняют функцию правового, финансового и материально-технического обеспечения. Если у одного из подразделений организации при изучении проекта договора возникли замечания, они оформляются в форме протокола разногласий.

На этом этапе целесообразно провести проверку контрагента на добросовестность, это рекомендует ФНС России в письме от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124.

Юристы обобщают все поправки и предложения и подают документ руководителю организации для окончательного решения.

Соответствие проекта договора интересам и возможностям всех сторон подтверждается визированием (согласованием). К проекту обычно прилагается лист согласования — в бумажном или электронном виде.

Заключение договора

Ст. 432 Гражданского кодекса устанавливает два условия, лишь при соблюдении которых договор считается заключённым:

1. Форма соглашения должна полностью соответствовать требованиям для подобных договоров.
2. Соглашение должно быть достигнуто по всем основным параметрам договора —

• отсутствие разночтений о предмете договора;
• признание положений договора законом или правовым актом необходимыми или существенными.

Важность события заключения договора — в возникновении обязательств для всех сторон договора. С этого момента начинаются:

• исполнение взятых обязательств;
• отсчёт сроков оплаты.

Проводится регистрация договора: ему присваивают номер и указывают дату его заключения.

Учёт договоров в организации проводится юридической или бухгалтерской службой.

Исполнение договора

Каждая сторона договора осуществляет контроль исполнения положений договора своим контрагентом:

• одна сторона ведёт контроль своевременности и полноты оплаты;
• вторая сторона отслеживает качество выполняемых работ и соблюдение сроков.

Контроль надлежащего исполнения обязательств лежит на всех подразделениях организации, участвующих в выполнении договорной работы. Особую миссию несёт юридическая служба, которая обязана:

• проводить своевременно мероприятия, необходимые для качественного исполнения обязательств по договору;
• координировать работу всех подразделений, задействованных в договоре;
• проводить оперативный сбор информации о нарушениях договорных обязательств.

Контроль и своевременное оформление документов на протяжении срока действия договора:

• способствует возможности анализа причин нарушения договора;
• помогает принять меры по их предотвращению и устранению;
• облегчает изучение исков и претензий со стороны контрагентов.

Если нарушены объём или сроки исполнения, то инициатор договора подаёт в юридическую службу документы, подтверждающие нарушение.

Заключение руководителем организации сделки без соблюдения принятых в данном юридическом лице внутренних процедур является основанием для взыскания с него убытков, причиненных в результате ее совершения.

Для работы с договорами, когда их много, можно и нужно использовать специальную договорную программу. Я в своем отделе внедрил «Ведение договоров 5.7» компании «Аракс Групп» (https://araxgroup.ru/content/view/27/72/), можно договоры по шаблонам формировать, уведомления отправлять, напоминалки разные, согласование договора, очень удобно. У нас совместно по сети работают четыре человека, каждый со своими правами, видит только свои договоры, а я их контролирую.