Что такое персональные данные, как и для чего их обрабатывают

Трудовая деятельность, осуществляемая в любой организации, предполагает сбор, обработку, хранение и иные действия с персональными данными штатных сотрудников.

Кадровые работники по роду своей службы обязаны знать, какие им необходимо сведения потребовать у сотрудников и как с ними грамотно обращаться.

Между тем имеются четкие установки, предписанные законом, регламентирующие подобную деятельность, именно поэтому необходимо осознавать всю серьезность работы с данными личного характера, находящимися в распоряжении каждой фирмы.

Что следует понимать под определением «персональные данные работника»

Сведения, которые входят в необходимые минимальные персональные данные работника, чаще всего содержат следующие наиболее распространенные категории информации, которые необходимы для работодателя:

• Фамилия, имя и отчество работника, адрес, по которому прописан служащий, семейное положение, включающее данные о женитьбе/замужестве и детях; как правило, для этого предоставляется паспорт или ксерокопия нужных его страниц;
• год, число и месяц, а также место рождения – требуется свидетельство о рождении;
• данные о социальном и имущественном положении;
• образование, полученное сотрудником – подтверждается дипломами или иными документами;
• имеющаяся квалификация;
• доходы, а также прочая информация.

Как становится понятно, закон, существующий в данной сфере, предполагает наличие у кадровиков довольно внушительного списка необходимой им для работы информации.

При этом перечень персональных данных является открытым.

Но действительно ли все они так необходимы для того, чтобы достигалась основная цель – успешная работа сотрудников в рамках конкретной фирмы?

Естественно, что нет. Так, например, сведения, касающиеся имущественного и социального положения, не причислены к списку обязательных данных, которые может потребовать наниматель.

По этой причине Трудовой Кодекс РФ дает более концентрированное определение того, что же все-таки являют собой персональные сведения.

Рассматривая этот вопрос под углом зрения трудовых отношений, данный документ уточняет, что под этой категорией данных следует понимать ту информацию и те сведения, которые работодателю необходимы для реализации трудовых отношений, и касаются они исключительно каждого отдельно взятого конкретного работника.

Если сказанное выше перефразировать, то определение персональных данных можно представить как сведения, дающие понять, что представляет собой конкретное лицо как работник.

Именно поэтому каждое учреждение при ведении картотеки любого работника, при составлении трудового договора, при должностном переводе требует предоставление служащими сведений, которые им кажутся наиболее актуальными.

Отображение сведений о служащих: в каких они содержаться документах

Откуда же можно получить конкретные данные о наемных лицах? На этот счет имеется определенный перечень основных документов, но при этом он также может быть подвержен изменениям:

• паспорт, как основной документ;
• трудовая книжка, которую вправе потребовать любой работодатель;
• страховое свидетельство, выдаваемое пенсионным фондом;
• для мужчин — документы воинского учета;
• документы, подтверждающие образование: дипломы, выписки, сертификаты о повышении квалификации и прочие бумаги, так или иначе дающие понять нанимателю то, какими знаниями и умениями обладает потенциальный работник;
• прочие бумаги, к которым можно отнести справки, грамоты, резюме, рекомендации и т. д.;
• информация персонального характера может находиться в аналитических записках и докладных, а также в приказах по кадровому составу.

При этом, сбор всех вышеперечисленных бумаг и данных, из них полученных, может быть дополнен информацией, переданной в устной форме любым служащим при проведении с ним соответствующей беседы.

Чаще всего подобные сведения работодатели хранят в личном деле, которое заводится на каждого штатного сотрудника.

Какие данные являются конфиденциальными

Прежде чем начинать работу с конкретными персональными данными, каждый наниматель, а также входящие в его штат кадровые сотрудники должны четко ориентироваться в некоторых понятиях.

Если говорить более точно, то они обязаны разграничивать, что подразумевается под определением конфиденциальные данные, что под общедоступными, а что под обезличенными сведениями.

Это объясняется тем, что в своей непосредственной работе им приходится сталкиваться со всеми тремя понятиями.

Под этим термином «конфиденциальные» понимается то, что любое учреждение и лицо, располагающие сведениями, переданные им сотрудниками для осуществления полноценной трудовой деятельности, не имеет правовой возможности распространять их без разрешения или ведома самого субъекта или наличия на подобные действия законного обоснования.

Для того чтобы не нарушить закон по незнанию, следует понимать, чем перечень персональных данных отличается от аналогичных, но обезличенных.

Если давать определение «обезличенным сведениям», то под ними стоит понимать любую информацию, по которой невозможно установить принадлежность к конкретному лицу, те сведения, привязать которые никоим образом к определенному сотруднику невозможно.

Определяя термин «общедоступные сведения», можно отметить, что это те данные, согласие на разглашение которых сотрудник или иной субъект дает самостоятельно и делает их доступными для широкого круга лиц. В качестве примера можно привести информацию в справочниках или в адресных книгах.

Затрагивают эти данные информацию о профессиональных навыках, о квалификации или иные сведения помогающие с трудоустройством.

При подписании, составлении и заключении трудового договора, должны быть четко оговорены те пункты, которые касаются обеспечения «неразглашения» и охраны сведений, переданных сотрудниками представителям организации-нанимателя.

Все действия по работе с данными работодатели передают в сферу полномочий бухгалтеров или сотрудников кадровых служб, поэтому именно им по большей части необходимо обладать соответствующими знаниями и оперировать понятиями со знанием дела.
.
Немного о работе с «ценными» сведениями

Естественно, что данные, получаются от сотрудников в определенных целях, которые прописаны в законе и сводятся в основном к следующим:

• для содействия при трудоустройстве;
• для обучения или для карьерного роста сотрудника;
• для контроля деятельности работника с целью ее оптимизации;
• для проверки качества выполняемых работ;
• для обеспечения сохранности имущества.

Следует понимать, что иные цели при обработке персональных данных работодатель преследовать не вправе.

Также необходимо знать, что получать любые сведения через третьих лиц ни наниматель, ни уполномоченные им лица не имеют права.

Если таковая деятельность осуществляется, то она не является легальной, если на это не было получено письменное разрешение самого «объекта исследования».

Работодатель не имеет также права каким-либо образом получать данные о религиозных убеждениях или политических настроениях, а также те сведения, которые касаются частной жизни наемных лиц и не относятся к его трудовым обязанностям.

Работник может состоять в профсоюзах, быть членом иных объединений, но не обязан сообщать об этом своему нанимателю. А последний, в свою очередь, не вправе требовать от него предоставления подобных данных.

Все расходы, связанные с защитой персональных данных, ложатся на плечи работодателя.

В заключение необходимо отметить, что любой трудовой договор должен включать в себя такую норму, как гарантия работника на защиту и сохранение всех предоставленных персональных сведений.

Если таковое положение отсутствует или вынуждает субъекта от него отказаться, то подобный договор не может считаться действительным.