Вы находитесь здесь: Главная > Разное > Списание устаревших документов

Списание устаревших документов

sreder

В разных отделах фирмы, в бухгалтерии и в отделе по работе с персоналом, как правило, хранится невообразимое количество всевозможных документов.

Распоряжения и приказы относительно личного состава, товарные накладные и счета-фактуры — это все документы-кандидаты на отправление в архив.

Понятно, что практически в каждой компании найдутся документы, у которых срок обязательного хранения давно закончился.

Судьба таких документов очевидна — списание согласно установленной процедуре, а затем шредирование, то есть полная ликвидация.

Сегодня существуют такие компании, которые оказывают ряд услуг по избавлению от ненужного бумажного хлама.

Они предлагают услуги не только по сортировке бумаг, а также производят вывоз макулатуры и утилизируют ее.

Не бывает фирм, делопроизводство которых может обойтись без списания устаревших документов.

Поэтому списание документов пристально изучается в предмете, имеющем название «архивное дело».

Списание и подготовка к уничтожению — вечные темы, поднимаемые на огромном числе разнообразных лекций и семинаров.

Каким же образом определяются именно те документы, которые можно и нужно списывать и шредеровать?

Именно для этих целей и была разработана программа, помогающая точно установить ценность какого-либо конкретного документа.

Итак, попробуем обрисовать процесс списания документов.

Во-первых, обязательно нужно определить ценность документов путем экспертизы.

Во-вторых, нужен тщательный отбор документов, подготавливаемых к ликвидации.

В-третьих, необходима опись отправляемых в архив дел. В-четвертых, сама процедура ликвидации дел.

Часто в подлежащей уничтожению документации содержится коммерческая тайна, огласка которой крайне нежелательно, а зачастую, даже губительно для компании.

Какой делается вывод?

При уничтожении документов, необходимо соблюдать все описанные правила.

Шредирование в наши дни — идеальный способ уничтожения больших партий документов, и, соответственно, содержащейся в них информации.

Если объект ликвидации — не повседневная счет-фактура или приказ на увольнение, а конфиденциальный документ, нужна повышенная осторожность.

А также аккуратность при списании, ведь всегда существует опасность уничтожить документ нужный и важный.

А теперь посмотрим на списание устаревших документов с другой стороны.

Сколько полезного пространства съедают в кабинете документы, необходимость в которых давно отпала.

То есть, без всякой нужды увеличивается арендная плата.

Также налицо бесполезная трата времени — попробуй найти в таком кавардаке то, в чем действительно нуждаешься. Полдня может уйти на поиски.

Самым актуальным решением в таких случаях является утилизация дел.

Пора делать выводы.

Избавление от ненужных документов — повышение производительности труда и уменьшение издержек.

Учтите, ликвидация старых документов выходит значительно дешевле стоимости аренды лишних метров и заработной платы сотрудников.

 

 

Теги:

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • Twitter
  • RSS

Оставить комментарий

Вы должны быть авторизованы, чтобы оставить комментарий.